أخطاء عليك تجنبها في إدارة المشروع.
أخطاء عليك تجنبها في إدارة المشروع.
يجب على أصحاب المشاريع أن يتحملوا الأخطاء ويعملوا على مواجهتها لأنها ستؤثر على المشروع وتتسبب في تأخيره، وعادةً ما يبحث صاحب المشروع عن المشورة والرأي السديد الذي يُعينه ويُوجهه للسير بالاتجاه الصحيح.
لذلك أضع بين أيديكم هذه المقالة لأوضح لكم بعض الأسباب التي تؤدي إلى إخفاق المشروع وتدني مستوى عمله، بالإضافة إلى توضيح بعض الحلول العملية لتفادي فشل المشاريع.
1. اهمال مستوى خبرة مدير المشروع:
يجب الانتباه إلى أهمية خبرة المدير في المشروع، لأن المشاريع صعبة وقد تصبح صعبة للغاية في ظل انعدام الخبرة، ومن المهام الروتينية الموكلة للمدير في المشاريع هي إدارة الاجتماعات ووضع وتطوير خطة المشروع، وإدارة المخاطر والقضايا، والتعامل مع أصحاب العمل والفريق العامل.
إذاً أخبرني كيف سينجح المشروع إن لم يستطع المدير إنجاز هذه المهام البسيطة؟
2. عدم الإهتمام بمهارات فريق العمل:
مثلما يجب العناية بإختيار مدير للمشروع ذو خبرة وكفاءة يجب أيضاً اختيار موظفين أكفاء يمتلكون مهارات عالية وأصحاب خبرة في المجال، فـ أسس إختيارك لموظيفك يجب أن يتم على أساس المهارات والخبرات وليس على أساس التوافر، لأن المشروع سيصبح في خطر اذا كانت المهارات والخبرات اللازمة ليست موجودة في الفريق.
3. عدم تحديد نقطة بداية واضحة لإنطلاق المشروع:
من المهم جداً عقد اجتماع في بداية المشروع من أجل تقسيم الأدوار، فمن الضروري أن يكون كل شخص في فريق المشروع لديه رؤية واضحة حول المشروع وماهيته وأهدافه.
ويحتاج الأعضاء أيضاً أن يعرفوا أدوارهم ومسؤولياتهم تجاه المشروع وتحديد التواريخ والمواعيد المحددة لإنجاز العمل، وأيضاً يحتاجون إلى فرصة لطرح الأسئلة والاستفسار ان لم يفهموا أي جانب من جوانب أدوراهم في المشروع.
4. وضع أكثر من هدف وعدم تحديد الهدف الأساسي:
يؤدي وضع أكثر من هدف الى اخفاق المشروع وتدني إنتاجيته وعمله، فقد يكون المشروع مُخطط له جيداً، وتوجد مهارات مناسبة لدى المدير وفريق العمل، ولكن عدم تحديد الهدف الأساسي الذي نقيس عليه نجاح أو فشل المشروع غير محدد.
ولكي نتغلب على هذه النقطة يجب أن تسأل نفسك أولاً:
ما هو مجال تقديم المشروع؟
يؤدي وضع أكثر من هدف الى اخفاق المشروع وتدني إنتاجيته وعمله، فقد يكون المشروع مُخطط له جيداً، وتوجد مهارات مناسبة لدى المدير وفريق العمل، ولكن عدم تحديد الهدف الأساسي الذي نقيس عليه نجاح أو فشل المشروع غير محدد.
ولكي نتغلب على هذه النقطة يجب أن تسأل نفسك أولاً:
ما هو مجال تقديم المشروع؟
الإجابة ليست بسيطة وتحتاج إلى تفكير عميق، ولكي تستطيع الإجابة على هذا السؤال، يجب أن تسأل العملاء كي يساعدوك على تحديد الهدف الأساسي من أجل تحديد تدابير النجاح لهذا المشروع.
5. عدم تقدير الميزانية والوقت المطلوب بشكل دقيق:
يجب تحديد الوقت الكافي والميزانية المطلوبة بشكل دقيق وليس على أساس افتراضات أو تخمينات، ويمكن أن تسأل نفسك هنا، كم من الوقت والميزانية أحتاج لمشروعي؟
كم يكفي من الوقت والميزانية لإنجاز الأعمال؟
ثم استعن برواد الأعمال واطلب المشورة من الخبراء الذين عملوا على مشاريع مشابهة واتخذ نهج الميزانية من أسفل إلى أعلى للوصول إلى تقديرات معقولة للمشروع.
6. اهمال التواصل بين اصحاب المشروع وفريق العمل:
لا يوجد أي مبرر لعدم التواصل بين أصحاب المشروع والفريق العامل، لأن الاتصال هو اساس نجاح المشروع، كي تبقى جميع قنوات الاتصال مفتوحة ومتبادلة ويُسمح فيها بالتغذية الراجعة بين الأفراد.
إذا فشل فريق المشروع على التواصل بشكل صحيح ستظهر الأخطاء في أكثر من مكان، وسندخل في متاهة من المسؤول الأول عن الإهمال وما الخسائر الفادحة التي تكبدها المشروع.
7. تثبيط أفكار واقتراحات أعضاء الفريق:
أعضاء الفريق هم أكثر الناس معرفة بالتحديات والمخاطر أو القضايا المحتمل أن تؤثر على المشروع، لذلك ليس من الجيد أن يُثبّط مدراء المشروع أفكار ومقترحات فِرقهم العاملة.
تجاهل المقترحات والنصائح يمكن أن يؤدي إلى فشل المشروع أو في أبسط حالاته سيؤدي إلى خلق صعوبات ومشاكل في المشروع، لذلك ننصح بإجراء الحوار وجلسات التخطيط المشتركة مع الفريق لأنها من أكثر الطرق نجاحاً وفعالية في ضمان سير المشروع في طريق النجاح والازدهار.
8. عدم تحديد عملية واضحة لمتابعة المشروع:
قد تستغرق بعض المشاريع أشهر وأحياناً سنوات في إحداث الضجة وضخ جرعات من التفاؤل ولكن مع الوقت لا نرى لها أي إنجاز فعلي، لأن عملية التسليم للأعمال لا تكتمل بل لا يتم تسليمها.
لذا يجب أن يكون لديك عملية واضحة لمتابعة المشروع والسير على خطوات واضحة كي ترى نتائج مُبهرة وجليّة، ف بعض الأحيان قد يكون الفريق العامل يعمل بجد ونشاط ولكن العائق عن التسليم هو غياب الترتيب والتنظيم للعمليات.
هذه بعض الأخطاء الشائعة التي تؤثر على عمل المشاريع بلا شك، ويُمكنك تجنبها عن طريق التخطيط الجيد والتواصل الواضح بين أفراد العمل، وإن كانت هذه الأخطاء لا تؤثر على مشروعك فإنها بشكل أو بآخر قد تؤثر على الكثير من المشاريع الأخرى.
